Un CRM es el sistema donde tu negocio guarda a sus clientes, las cotizaciones y el seguimiento de cada venta. Sirve para que nadie pierda una oportunidad por no contestar a tiempo y para saber qué vende cada quien.
Qué hace un CRM, en concreto
Las siglas vienen del inglés Customer Relationship Management: administración de la relación con los clientes. Un CRM guarda tres cosas:
- Los contactos: quién es cada cliente o prospecto, de qué empresa, cómo llegó y quién lo atiende.
- Las oportunidades: cada venta posible y en qué etapa va: nuevo, contactado, cotizado, ganado o perdido.
- El historial: llamadas, mensajes, cotizaciones y recordatorios de lo que sigue.
Con eso puedes ver de un vistazo cuánto tienes por cerrar este mes y quién necesita seguimiento hoy.
Cómo saber si ya lo necesitas
Tres señales claras de que la hoja de cálculo ya no alcanza:
- Las cotizaciones viven en WhatsApp, correos y archivos distintos.
- No sabes cuántos prospectos tienes ni en qué etapa va cada uno.
- Cuando alguien del equipo falta, nadie sabe qué le prometió a sus clientes.
Hoja de cálculo, CRM listo o CRM a la medida
| Hoja de cálculo | CRM listo | CRM a la medida | |
|---|---|---|---|
| Ejemplos | Excel, Google Sheets | HubSpot, Zoho, Pipedrive | Hecho sobre tu proceso |
| Para quién | Pocas decenas de clientes | Un proceso de venta estándar | Un proceso propio o con integraciones |
| Cómo se paga | Gratis | Renta por usuario al mes | Una vez, desde $90,000 MXN |
| Qué tanto se adapta | Poco | Hasta donde el sistema deja | A tu forma de trabajar |
Si tu proceso cabe en un CRM listo, empieza ahí. Uno a la medida conviene cuando necesitas conectarlo con tu facturación, tu inventario o tu WhatsApp, o cuando pagas por usuarios y módulos que no usas.
Las tres preguntas para elegir
- ¿Tu proceso de venta es estándar? Prospecto, cotización y cierre: un CRM listo lo cubre bien.
- ¿Con qué tiene que conectarse? Facturación, inventario o WhatsApp suelen inclinar la balanza hacia uno propio.
- ¿Cuántas personas lo van a usar? Con muchos usuarios, la renta mensual pesa más con los años.
CRM o ERP: no son lo mismo
El CRM mira hacia afuera: clientes, prospectos y ventas. El ERP mira hacia adentro: inventario, compras, facturación y operación. Muchas empresas empiezan por uno y luego los conectan para que una venta ganada en el CRM se convierta en pedido y factura sin capturarla otra vez. Si te interesa el otro lado, lee qué es un ERP y cuándo conviene uno a la medida.
Cuánto cuesta uno a la medida
Un CRM a la medida cuesta desde $90,000 MXN y queda en unas 6 semanas: clientes, cotizaciones, seguimiento, usuarios con permisos y reportes. El precio sube con cada integración. Lo explicamos con detalle en cuánto cuesta un CRM a la medida; también puedes ver qué incluye un CRM a la medida.
Preguntas frecuentes
¿Un CRM sirve para un negocio pequeño?
Sí, en cuanto hay más de una persona vendiendo o más clientes de los que caben en la memoria. Para empezar, uno listo con plan gratuito puede bastar.
¿Se puede conectar con WhatsApp?
Muchos CRM listos lo permiten con complementos; en uno a la medida, las conversaciones quedan en el historial de cada cliente desde el principio.
¿Cuánto tarda en quedar listo?
Uno listo se configura en días. Uno a la medida, unas 6 semanas para la primera versión. Cuéntanos cómo vendes y te decimos qué te conviene.
